Ota yhteyttÄ
X

Ota yhteyttä

Jätä yhteystietosi, jos haluat kuulla lisää.


[contact-form-7 id="2719" title="Contact form 1"] Viestit lomakkeelta.

Tehokas dokumentinhallinta

Käsi ylös kaikki, joilla on joskus mennyt hermot yrittäessään etsiä oikeaa tiedostoa firman kansioviidakosta! Itsellä nousi ainakin molemmat kädet ja osa varpaista. Ongelma on rasittavan tuttu. Helpompi tallentaa tiedostot ihan omalle työpöydälle, niin tietää sitten mistä ne löytyy.. Vai?

Vuoden 2016 lopulla M-Files nimittäin toteutti Iso-Britanniassa kyselytutkimuksen, johon vastasi 250 IT-vastaavaa eri organisaatioista ympäri maan. Tutkimuksessa selvisi hyvinkin mielenkiintoisia asioita organisaatioiden tiedonhallinnasta – kyselyyn vastanneista IT-vastaavista reilusti yli puolet, eli tarkemmin sanottuna jopa 64 % kokee ongelmia tarvittavan tiedon löytämisessä yrityksensä järjestelmästä! Luku on aika huikea.

Usein yrityksissä dokumentit järjestellään työntekijöille yläkansioihin, joihin annetaan manuaalisesti naputellen käyttöoikeuksia jokaisen työntekijän aseman mukaan. Ongelmana tässä kuitenkin manuaalisen työn lisäksi on se, että tiedostoja on kansioista hankala löytää. Itse kansioitakin saattaa olla vaikea löytää.

Alakansioiden alakansioita ja niiden sekalaisia tiedostoja

Ajan saatossa alakansioiden alakansioita luodaan jatkuvasti lisää eri nimillä, usein jopa kahden tai kolmenkin eri yläkansion alle. Myös kansioiden ja tiedostojen nimeämiskäytännöt eroavat käyttäjän mukaan, minkä vuoksi niiden löytäminen jopa itse tiedoston luoneelle voi olla jälkikäteen hankalaa. Milläköhän nimellä juuri tuo tiedosto oli? Minkäköhän kansion alle se olikaan tallennettu?

Useassa kokouksessa istuneena edellisen kokouksen muistiinpanojen löytämiseen on joskus mennyt helposti puoletkin kokoukseen varatusta ajasta. On oma kansio viikkokokouksille, tiimikokouksille, suunnittelupalavereille, kuukasittain sortattuna ja eri aihepiirien alle vedettynä. Huh. Ihan jo aiheesta kirjoittaminenkin tuo tuskan hien otsalle.

Kun oikeaa tiedostoa ei sitten välttämättä löydykään, tehdään kopio. Ja tallennetaan se eri paikkaan. Toinen tiimin jäsen ei löydäkään sitä, jolloin käydään tiivistä sähköpostikeskustelua aiheesta mihin ihmeeseen ja millä nimellä se nyt on tallennettu. Ehkä silloin löydetään alkuperäinen tiedosto, josta taas puuttuu päivitetty tieto. Tiedostojen ja oikeiden dokumenttien etsimiseen kuluu täysin turhaan aikaa, rahaa ja hermoja.

Jos oikea dokumentti vaikka löytyisi?

Avaat löytämäsi tiedoston, mutta jollain muulla on se jo auki? Vanhanaikaisessa kansiojärjestelmässä tämä olisi tuonut ärsyttävän ongelman siitä, että joko odotat toisen sulkevan tiedoston tai teet siitä kopion. Jälleen on samasta asiasta monta eri dokumenttia.

Modernissa dokumentinhallintajärjestelmässä useampi henkilö voi muokata samaa dokumenttia saman aikaisesti, mutta mahdollista on myös lukita muokkausoikeus väliaikaisesti muilta käyttäjiltä. Tällöin myös päivitetty tieto pysyy kasassa, samassa dokumentissa, aina ulottuvilla hakusanan päässä.

Kuka tätä tiedostoa on muokannut?

Niin. Sitähän ei tavallisessa kansioihin perustuvassa tallennusmenetelmässä pysty sanomaan. Tehokas dokumentinhallintajärjestelmä kuitenkin kertoo sinulle kuka dokumenttia on muokannut, sekä milloin ja millä tavalla sitä on muokattu. Kaikki tarvittava tieto näkyy tiedoston tarkastelijalle hetkessä, eikä asian suuremmalle tutkimiselle ole tarvetta.

Dokumentit hallintaan kustannustehokkaasti!

Jos yllämainitut ongelmat ovat tuttuja myös sinulle, voisi olla korkea aika siirtyä kustannustehokkaampaan dokumentinhallintajärjestelmään. Se auttaa sinua ja kollegoitasi löytämään tarvittavan tiedon nopeasti, hermoja menettämättä ja tuhlaamatta muiden aikaa kyselyillä.

Eli mitä jos tiedostoja voisi etsiä järjestelmästä suoraan hakusanalla? Aivan kuin Googlessa, oikea tiedosto löytyykin sisällön avulla. Kirjoitat hakukenttään ”tiimikokous 2018” ja saat kaikki tiedostot esille joita hakusana koskee, tietoturvallisesti jokaisen lukuoikeudet automaattisesti huomioituna. Tässä on säästynyt jo hurjasti aikaa – it-osaston käyttöoikeusmääritelmien manuaalinen naputtelu on jäänyt kokonaan pois järjestelmän huolehtiessa käyttöoikeuksista automaattisesti. Tiedon haku tapahtuu sekunneissa.

Kun uusi dokumentti tallennetaan dokumentinhallintajärjestelmään, siihen määritellään järjestelmän ohjaamana metatiedot, eli hakusanat. Dokumentinhallintajärjestelmä määrittää oikean tallennuspaikan metadataan pohjautuen. Pystyt etsimään dokumentteja metatietojen lisäksi esimerkiksi dokumentin tai asiakkaan nimellä tai dokumenttityypin perusteella.

Kerrankin lotossa kaikki oikein!

Kunnon dokumentinhallintajärjestelmällä oikeilla henkilöillä on pääsy oikeisiin tietoihin nopeasti, vaivatta, mistä vain, milloin vain. Tämä helpottaa erityisesti etätyötä tekeviä ja laiturinnokassa työskenteleviä. Enää ei tarvitse käyttää tuhottomasti aikaa turhuuksiin, vaan dokumenttien etsimiseen kulutettu aika voidaan käyttää ihan oikeiden töiden tekemiseen. Niiden töiden, joilla tuloksia oikeasti saadaan aikaiseksi.

Digital Office Companyn DOC Arkisto toteutetaan M-Files järjestelmällä, joka poistaa sinulta ongelmat ja turhautumat tiedon löytämiseen. DOC Arkisto antaa sinulle mahdollisuuden tehdä juuri sitä, mitä osaat parhaiten. Tehokkaasti – säästäen aikaa ja rahaa.

Lataa DOC Arkiston esite ja ota yhteyttä myyjiimme! Kerromme mielellämme lisää, miten DOC Arkisto voisi helpottaa sinun päivittäistä työntekoasi.

Avokonttorin tietoturva

Avokonttorin tietoturva Viimeisen vuoden, ja erityisesti kuluneen kevään ajan on puhuttu tasaisen kiihtyvällä tahdilla yritysten tietoturvasta ja asiakkaiden henkilötietojen turvaamisesta. GDPR:stä on muodostunut melkein kirosana monien yrittäjien ja IT-osastojen...

Kunnallisen sektorin haasteet digitalisaatiossa

Kunnallisen sektorin haasteet digitalisaatiossa 24.4. – 25.4.2018 Crowne Plaza Helsingissä kuhistaan julkisen sektorin digitalisaation äärellä, kun kunnallisen sektorin asiantuntijat kohtaavat digitalisaation huippuammattilaisia Digitaalinen Suomi -tapahtumassa.Yksi...