Ota yhteyttÄ
X

Ota yhteyttä

Jätä yhteystietosi, jos haluat kuulla lisää.


[contact-form-7 id="2719" title="Contact form 1"] Viestit lomakkeelta.

Mitä arkistojen digitointi tarkoittaa?

Paljon puhutaan paperiarkistojen digitoinnista, mutta mitä se käytännössä tarkoittaa? Miksen itse skannaisi papereita digitaaliseen muotoon? Miten prosessi etenee? Muutamia pohdintoja, joita aiheesta usein tulee vastaan. Ja hyviä pohdintoja ovatkin, siksi ajattelimme pureutua niihin.

Paperiarkistojen digitointi tuo yritykselle kuin yritykselle huomattavia kustannussäästöjä. Tehokkaampi ajankäyttö, tilojen tehokkaampi käyttöönotto, etätyön helpottuminen ja kilpailukyvyn lisääntyminen, siinä näin muutama digitoinnin hyöty mainitaksemme. Lue myös viiden syyn lista, miksi digitointi kannattaa tehdä nyt.

Miksen skannaisi paperiarkistoamme itse?

Tein itse ja säästin, eikö? Tehokkaan ajankäytön kannalta ideassa ei ole järjen haituvaakaan, vaikka kyse olisi vain muutamasta hyllymetristä. Kaikkea ei kannata tehdä itse.

Yhteen hyllymetriin menee 10 mappia, ja yksi mappi imee itseensä noin 300 kappaletta paperia. Jos kaikki paperit skannataan oman henkilökunnan toimesta, voidaan miettiä paljonko rahaa ja aikaa menetetään, kun ammattitaitoinen henkilökunta on kiinni skannerissa. Sen sijaan että tuotetaan heikkoa digitaalista laatua tuottavan työn sijaan, on paperiarkistojen digitoinnille tärkeää löytää luotettava ja ammattitaitoinen kumppani ja toteuttaja.

Hukkaan heitetyn ajan lisäksi myös laatu kärsii. Kun digitointi toteutetaan tuotantolaitteilla, joiden teho ja tarkkuus on huippuluokkaa, ja työn tekevät ammattilaiset, on myös digitaalisen dokumentin laatu priimaa.

Digitointipalvelu voidaan ottaa käyttöön nopeallakin aikataululla, ja vähintään miljoonan sivun käsittely kuukaudessa huippulaadukkaasti on osa palvelua. Tuotannon skaalaaminen tätäkin suuremmaksi on mahdollista.

Paljonko paperiarkistojen digitointi maksaa?

Suoraa hintaa digitoinnille on vaikea antaa ilman tarvittavia lähtötietoja. Onko kyse sitten 50 -luvun sinikopioista, laajakuvatulosteista, kirjoista, ostolaskuista tai historiallisista dokumenteista.

Hinnoittelussa lähdetään liikkeelle siitä, kuinka monta mappihyllymetriä materiaalia on ja onko ne sidottu. Niitit ynnä muut hidastavat dokumenttien alkukäsittelyä, jolloin myös hinta nousee.

Lisäksi tulisi miettiä, tarvitseeko materiaalia vielä takaisin? Joillekin dokumenteille löytyy laissa määrittelyt siitä, kuinka kauan niitä tulisi säilyttää myös paperisessa muodossa. Tämä on hyvä tarkistaa jo etukäteen. Jos materiaali halutaan palautettavaksi, palautetaanko se takaisin mapitettuna vai riittääkö palautus arkistolaatikoissa. Jos materiaalia ei tarvita enää, se tuhotaan tietoturvallisella tavalla.

Digitoinnin yhteydessä materiaalille määritetään metatiedot. Dokumenttien metatietoja voi olla esimerkiksi sopimusnumero, dokumentin tyyppi, asiakkaan nimi, ja niin edelleen. Tyypillinen määrä metatietoja on kahden ja viiden välillä. Mitä enemmän metatietoja, sen enemmän digitointi maksaa, joten on tärkeää miettiä mikä on omalle organisaatiolle tehokkain ja toimivin määrä. Ammattilainen tietysti auttaa tässä prosessissa myös.

Miten digitointiprosessi etenee?

Kun sopimus digitoinnista on tehty ja digitoinnin ajankohdasta sovittu, kuljetetaan digitoitava aineisto digitointikeskukseen. Siellä materiaali tarkistetaan ja esikäsitellään. Tämä sisältää muun muassa mahdollisten niittien poiston ja materiaalin lajittelun. Kun asiakirjat ovat esikäsitelty, ne skannataan tuotantoskannereilla, jonka jälkeen ne ovat valmiita joko tuhottavaksi, säilytettäväksi tai palautettavaksi.

Digitaalisten dokumenttien kuvanparannus ja laatu tarkistetaan visuaalisesti, jonka jälkeen materiaali indeksoidaan. Kun kaikki on manuaalisesti todettu oikeellisiksi, toimitetaan digitaalinen aineisto halutulla tavalla takaisin. Kaikki tämä tapahtuu etukäteen sovitulla aikataululla.

Kun paperiset arkistot on digitoitu, tulee miettiä sitä, kuinka ne olisivat tehokkaimmin käytössä ja löydettävissä. Myös digitoinnin jälkeinen tulostuksenhallinta tulisi ottaa tehokkaasti haltuun, jotta paperista arkistoa ei lähtisi kertymään lisää.

Organisaatioiden datan määrä tuplaantuu melkein vuosittain, ja suurin osa tuosta datasta ei koskaan tule järkevään käyttöön, ja paljon siitä on tuplana monessa eri paikassa. Järkevä dokumentinhallintajärjestelmä tukee toimivaa tiedonhallintaa ja tehostaa ajankäyttöä.

Lue lisää digitointipalvelustamme DOC DIGIstä ja dokumentinhallintaratkaisustamme DOC ARKISTOsta. Autamme mielellämme teitä löytämään parhaimman ratkaisun omien arkistojenne käsittelyyn, ota yhteyttä!