Ota yhteyttÄ
X

Ota yhteyttä

Jätä yhteystietosi, jos haluat kuulla lisää.


[contact-form-7 id="2719" title="Contact form 1"] Viestit lomakkeelta.

Kilpailukykyä yhdellä tiedonhallintajärjestelmällä

Ainahan se on mielessä. Nimittäin työnteon tehostaminen ja ajan säästäminen.

Kun joku toimii, niin se toimii. Toimivaa välinettä on turha vaihtaa, mutta ajoittainen check-up eri prosessien ja järjestelmien toimivuuteen ja tehokkuuteen on aina välillä paikallaan. Kuinka moni työntekijä yrityksessänne toimii sovittujen prosessien mukaisesti? Kuinka monella mikäkin järjestelmä on aktiivisessa käytössä? Tuoko kaikki käytössä olevat dokumenttien hallintajärjestelmät teille lisäarvoa?

Toimivat, helppokäyttöiset ja tehokkaat käytännöt ja prosessit lisäävät myös työntekijöiden työtyytyväisyyttä sekä motivaatiota. Kun työnteko on jouhevaa, eikä sitä keskeytä näennäisesti turhat toimenpiteet kuten yhteydenpito IT-osastoon värin loputtua printteristä (TAAS!), dokumentin kaivaminen kansiosuosta tai tarvittavan tiedon etsimistä sähköposteista ja kansioista, voidaan keskittyä olennaiseen.

Yksi, kaksi, kolme…

Aivan kuten myös isommilla yrityksillä, myös pienemmillä yrityksillä on tarve toimivaan dokumentinhallintaan. Harmillisen usein otetaan käyttöön dokumentinhallintajärjestelmä, joka ei kuitenkaan täysin korvaa vanhaa, vaan käyttöön on tullut vain yksi uusi ylimääräinen tietosiilo. Käsi ylös he, joilla on käytössään yhteiset kansiot, Sharepoint, ehkä myös Dropbox ja vielä joku muu paikka, minne tietoa voi tallentaa? Tietysti työntekijöiden työpöydän ja sähköpostin lisäksi.

Onko silloin ihme, että samasta dokumentista löytyy monta erilaista päivitettyä versiota eri nimillä nimettynä eri järjestelmistä ja kansioista. Saman tiedon uudelleen muokkaaminen uudestaan ja uudestaan vie täysin turhaa aikaa, kuten myös sen viimeisimmän version etsiminen.

Ihmiset ovat erilaisia, toiset tykkäävät äideistä ja toiset tyttäristä. Yksi tallentaa dokumentin sen päivämäärän, toinen asian ja kolmas paikan perusteella. Neljäs etsii samaa tiedostoa tekijän perusteella. Tehokkuus tässä prosessissa loppui jo ennen kuin ehti alkaakaan.

Missä teillä menee eniten aikaa? Miksi? Onko ongelma järjestelmissä vai toimintatavoissa?

Yksi. Ainoa. Tiedonhallintajärjestelmä. Riittää.

Yli osastorajojen kulkeva, automatisoitu, tietoturvallinen ja älykäs asianhallintajärjestelmä ratkaisee monta ongelmaa. Muun muassa käyttöoikeuksien automaattinen hallinnointi varmistaa toimivan ja ajantasaisen tietoturvan ilman manuaalista näpyttelyä. Tietoa ja työnkulkua voi hallita, dokumentteja löytää ja projekteja johtaa paikasta ja ajasta riippumatta. Toimiva ja kattava tiedonhallintajärjestelmä integroituu saumattomasti muun muassa erilaisten ERP ja CRM -järjestelmien kanssa.

Kun koko organisaatio osastosta riippumatta löytää tarvittavat tiedot ja dokumentit nopeasti yhdestä ja samasta järjestelmästä, myös mobiilisti, ollaan jo askeleen edellä.  

Tavoitteena paperiton toimisto?

Onko teillä tavoitteena toimisto, jossa tieto ja dokumentit liikkuvat ainoastaan digitaalisessa muodossa? Sen lisäksi että paperin käytön vähentäminen on ekologista, se myös tehostaa työntekoa. Papereiden etsiminen ja säilyttäminen on myös tietoturvariski ja työpöydillä pyörivien arkaluontoisten papereiden hallinnoiminen mahdotonta.

Vaihtuvat työpisteet ja avokonttorielämä vaatii järjestelmän, johon voidaan luottaa. Aina. Paikasta riippumatta ja mahdollisimman pienillä resursseilla.

Aika on rahaa

Tehokkuus, nopeus, mukavuus ja helppokäyttöisyys. Siinä muutama pointti, jotka puhuvat yhden, kaikkien työntekijöiden käytössä olevan tiedonhallintajärjestelmän puolesta. Metasanoilla löydettävissä olevat dokumentit ja osastorajat ylittävä toiminnallisuus vievät työnteon täysin uudelle tasolle.

Ota yhteyttä myyntiimme niin kartoitetaan yhdessä, millä kaikilla tavoilla saamme teidän yritystoiminnastanne kaiken irti ja mahdollisuuden keskittyä juuri siihen, joka tuo tulosta juuri teille.

Lataa esitteemme DOC Arkistosta

Lue lisää DOC Arkistosta ja muista dokumentinhallintaratkaisuistamme!

Lisää tehokkaasta dokumentinhallinnasta muista blogikirjoituksistamme

Mitä paperiarkistojen digitointi tarkoittaa?

Mitä arkistojen digitointi tarkoittaa? Paljon puhutaan paperiarkistojen digitoinnista, mutta mitä se käytännössä tarkoittaa? Miksen itse skannaisi papereita digitaaliseen muotoon? Miten prosessi etenee? Muutamia pohdintoja, joita aiheesta usein tulee...

read more