Ota yhteyttÄ
X

Ota yhteyttä

Jätä yhteystietosi, jos haluat kuulla lisää.


[contact-form-7 id="2719" title="Contact form 1"] Viestit lomakkeelta.

Avokonttorin tietoturva

Viimeisen vuoden, ja erityisesti kuluneen kevään ajan on puhuttu tasaisen kiihtyvällä tahdilla yritysten tietoturvasta ja asiakkaiden henkilötietojen turvaamisesta. GDPR:stä on muodostunut melkein kirosana monien yrittäjien ja IT-osastojen parissa. Toukokuun lopussa sähköpostilaatikot täyttyivät pyynnöistä vahvistaa tämä ja tuo, sekä yrityksien ilmoituksista omista tietoturvakäytännöistään. Mahtavaa, mutta mites paperisten dokumenttien tietoturvallinen käsittely?

Entäs tulosteiden tietoturva?

Avokonttori-, monitila- ja etätyöskentely tuovat mukanaan tietoturvaongelmia. Kuinka varmistetaan se, että arkaluontoista sisältöä sisältäviin papereihin pääsee käsiksi vain ja ainoastaan he, joilla niihin on oikeus?

Monitoimitiloissa ja avokonttoreissa tulostimet sijaitsevat usein yhteisissä tiloissa, jolloin tietoturvallinen tulostuksenhallinta saattaa olla haasteellista. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että tulostajan olisi välittömästi tulostuksen aloitettuaan sännättävä tulostimen luokse odottamaan printtejään.

Jos tulostajia on samaan aikaan useita, saattavat tulosteet mennä sekaisin, joka myös osaltaan vaarantaa tietoturvan. Työpisteiden omat monitoimilaitteet ovat usein hankalia ylläpitää ja kustannuksiltaan tehottomia, etenkin jos työntekijöitä on useita.

Miten siis voidaan varmistaa, että vain oikeat ihmiset näkevät heille tarkoitetut dokumentit?

Jotta voitaisiin varmasti välttää riskit tulosteiden joutumisesta vääriin käsiin, tulisi jokaisella työntekijällä olla tulostimeen oma henkilökohtainen pin-koodi, tagi tai sormenjälkitunnustus. Tällöin dokumentin tulostus alkaa vasta silloin, kun tulostaja saapuu tulostimen luokse tagaten itsensä tulostimeen sisään.

Turvatulostamisella voidaan varmistaa, että juuri oikea ihminen on tulostimen ääressä juuri silloin, kun tulostus tapahtuu. Kenelläkään muulla ei ole mahdollisuutta ottaa tulostimesta ulos kenenkään muun tulosteita.

Valitun tulostimen työjonosta pääsee vapauttamaan oman tulosteensa vaikka seuraavana päivänä asiakirjan tulostusjonoon laittamisesta. Tämä poistaa myös sen vaaran, että tärkeät paperit jäisivät yöksi lojumaan työpöydälle, tai veisivät tilaa työpöydän laatikossa. Varsinkin, kun varmaa ei ole, istutko samassa paikassa enää huomenna.

Paikasta riippumaton tulostus

Tärkeiden papereiden kuljettaminen matkustaessa ei ole järkevää, eikä todellakaan tietoturvallista. Perillä kohteessa eri printtereiden ohjelmointi läppäreille ja mobiililaitteille vie turhaa aikaa. Kaikkein helpointahan olisi, jos tulosteen voi lähettää tulostukseen jo kotitoimistolla.

Valmiiksi kaikkiin konsernin koneisiin integroitu järjestelmä vapauttaa tulosteen käyttöön juuri silloin ja siellä, jossa sitä tarvitaan. Turvatulostus ei ole sidottu tietyn merkkisiin tulostimiin, jolloin tietoturvallinen tulostus on integroitavissa moniin eri laitteisiin.

Tieturvallisen tulostamisen järjestelmä perustuu yhteen ainoaan tulostusjonoon, joka yhdistää kaikki järjestelmässä olevat monitoimilaitteet ja tulostimet yhteen. Yrityksessä, jossa on toimipisteitä ympäri Suomen tai maailman, pystytään toimittamaan tuloste tietoturvallisesti toimipisteestä toiseen ilman vaaraa sen joutumisesta matkustuksen tai muun syyn takia vääriin käsiin. Tuloste pysyy tulostusjonossa odottaen noutajaansa.

Tietoturvallisen tulostamisen parhaat annit

Tietoturvallinen tulostaminen takaa käyttäjälleen liikkuvuuden, turvallisuuden sekä kulunvalvonnan. Sen lisäksi, että varmistat yrityksesi paperitulosteiden tietoturvan ja estät niiden joutumista tulostusvaiheessa vieraiden silmiin, pystyt paremmin hallitsemaan tulostamisen aiheuttamia kustannuksia. Jokaiselle työntekijöille voidaan määritellä tulostusbudjetti oman työnkuvan mukaan, jolloin tulostuksenhallinta on helpompaa ja turha tulostaminen vähenee.

DOC tuottaa sopimuksen mukaisesti raportin yrityksen tulostuskäyttäytymisestä, josta tulostamista voidaan seurata esimerkiksi käyttäjittäin, laitteittain, toimipisteittäin jne. Kattavat ja räätälöidyt raportit antavat yrityksille runsaasti tietoa ja keinoja parantaa, tehostaa ja  budjetoida omaa tulostuksenhallintaansa.

Lue lisää DOC Turva-palvelusta.

Tutustu DOC:n muihin tulostuksenhallintapalveluihin. Näillä palveluilla turvaat, tehostat ja helpotat tulostuksenhallintaa.

 

Tehokas dokumentinhallinta

Tehokas dokumentinhallinta Käsi ylös kaikki, joilla on joskus mennyt hermot yrittäessään etsiä oikeaa tiedostoa firman kansioviidakosta! Itsellä nousi ainakin molemmat kädet ja osa varpaista. Ongelma on rasittavan tuttu. Helpompi tallentaa tiedostot ihan omalle...

lue lisää

Kunnallisen sektorin haasteet digitalisaatiossa

Kunnallisen sektorin haasteet digitalisaatiossa 24.4. – 25.4.2018 Crowne Plaza Helsingissä kuhistaan julkisen sektorin digitalisaation äärellä, kun kunnallisen sektorin asiantuntijat kohtaavat digitalisaation huippuammattilaisia Digitaalinen Suomi -tapahtumassa.Yksi...

lue lisää